西班牙专利商标局（OEPM）于2019年3月4日发布的局长决议明确：当OEPM在检索或审查过程中，能够利用此前已经完成的工作成果时，申请人如何获得费用退还，以及在何种情况下可以免缴检索费用。其基本原则很明确：针对同一申请人的同一发明，如果OEPM能够利用既有的国家检索、国际检索或国际初步审查成果，从而减少自身工作量，就应按照工作量减少程度退还相应费用，或在特定情况下免除重复收费。
这一机制的政策目标，是减少重复审查、提高行政效率，并减轻申请人的费用负担。但需要特别注意的是，所有退款都不会自动发生，必须由申请人或利害关系人主动提出申请，并且受四年法定时效约束。
一、国际检索费的退还：OEPM作为ISA时的处理规则
在PCT框架下，如果OEPM作为国际检索单位（ISA）出具国际检索报告，而其在编制该报告时能够利用此前已经完成的现有技术报告（IET），则国际检索费可以退还，比例取决于利用程度：
- 100%退还：此前的IET可以被完全利用；
- 50%退还：此前的IET只能被部分利用。
这里的判断重点不是申请人是否提交了在先材料，而是OEPM是否确实因复用既有成果而减少了检索工作量。
二、现有技术报告（IET）费用的退还：取决于在先国际检索报告来源
对于西班牙国家发明或实用新型申请，如果此前已经存在国际检索报告（IBI），OEPM在制作现有技术报告（IET）时如能利用该国际阶段成果，则申请人可申请退还IET费用。具体标准区分报告由谁完成。
1. 在先IBI由OEPM完成：如果此前的国际检索报告本来就是由OEPM出具，则退还标准如下：
- 100%退还：IET可以完全基于此前IBI，不再需要重新制作检索报告；
- 50%退还：只能部分利用此前IBI，OEPM仍需完成一定检索工作。
2. 在先IBI由其他国际检索单位完成：如果此前国际检索报告由其他国际检索单位完成，且OEPM在开始国家检索之前已经取得该报告，并且能够完全利用其成果，则退费比例按该单位的性质区分：
- 75%退还：在先IBI由EPC成员国机构或欧洲专利局（EPO）完成；
- 25%退还：在先IBI由非EPC成员国的国际检索单位完成。
这反映出OEPM对不同来源检索成果可直接利用程度的差异化判断：来源越接近欧洲专利体系，通常复用价值越高，对应退费比例也越高。
三、实质审查费的退还：与国际初步审查报告的关系
当申请人请求实质审查时，如果此前已经存在国际初步审查报告（EPI），且OEPM在实审中能够利用该成果，也可申请退还实质审查费。
1. 在先EPI由OEPM完成：
- 100%退还：实质审查可以完全基于OEPM此前完成的EPI；
- 50%退还：实质审查仅能部分利用该EPI。
2. 在先EPI由其他国际初步审查单位完成：
在OEPM能够取得并完全利用该EPI成果的前提下：
- 75%退还：EPI由EPC成员国机构或EPO完成；
- 25%退还：EPI由非EPC成员国单位完成。
因此，对进入西班牙程序的PCT案件而言，国际阶段是否完成了高质量的初步审查，以及报告由谁作出，都会直接影响后续国家阶段的费用安排。
四、分案申请：何时可以免缴IET费用
分案申请是本决议中另一个实务上非常重要的部分。通常情况下，分案申请仍需分别缴纳申请费和IET费用，但在以下特定条件下，IET费用可以免缴。
1. 主题已经包含在母案检索范围内：如果分案申请所涉及的主题，已经包含在母案的现有技术报告中，而且OEPM认为处理该分案不需要额外检索工作，则该分案无需缴纳IET费用。
2. 母案检索成果可以被完全利用：只有在OEPM能够完全利用母案的检索报告来处理该分案申请时，才适用免缴规则。也就是说，分案免缴并不是因为其来源于母案，而是因为不会产生新的检索负担。
3. 母案中已缴纳附加费：如果在母案阶段，申请人已经依据专利条例第29条，就相关主题缴纳过附加检索费用，并且这些内容已经完成检索，那么分案时对该部分内容无需再次缴纳IET费用。
4. OEPM的公示与补缴程序：在适用免缴情形时，OEPM会在《工业产权官方公报》（BOPI）上提及母案的检索报告，该公示与为分案单独发布检索报告具有同等法律效力。如果OEPM认为无法完全利用母案报告，会向申请人发出附理由说明的通知，指出该分案仍需额外检索工作。在这种情况下，申请人必须在通知送达之日起10天内补缴现有技术报告费（tasa del IET），除非该项费用此前已经缴纳。这意味着，分案能否免缴，最终仍取决于OEPM对既有检索成果可利用程度的判断；一旦收到补缴通知，申请人应当快速响应，避免因逾期缴费影响程序继续进行。
五、检索豁免：法律上的“豁免”与实务中的“先缴后退”
根据西班牙《专利法》第36.5条，在某些情况下存在所谓的检索豁免（dispensa）。典型情形是：该专利申请此前已经由OEPM作为国际检索单位完成了国际检索报告。在这种情况下，可以豁免重新制作IET及书面意见。但从实务操作看，虽然法律上使用的是“豁免”概念，实际处理中往往仍表现为：
- 申请人先行缴费；然后依据2019年决议，申请100%退还IET费用。
因此，企业在理解西班牙制度时，需要把法律概念和实际收费流程区分开看：有时名义上是“免缴”，执行上却仍需通过退费程序实现费用减免。
六、退费申请的程序要求：必须主动、注意时效
这套制度最容易被忽视的不是比例，而是程序门槛。
1. 所有退费均须主动申请：无论是PCT国际阶段的国际检索费，还是国家阶段的IET费、实质审查费，OEPM都不会自动退款。申请人或其他利害关系人必须明确提出请求。
2. 退费权利有四年时效：根据西班牙第58/2003号《通用税务法》第66条，申请退费的权利有效期为四年。材料中虽未展开说明起算细节，但通常理解为自缴费之日起计算。超过四年未主张，相关权利将失效。
3. 申请依据需与“工作量减少”直接相关：退费能否成立，关键不在于是否存在在先报告，而在于OEPM是否确实因利用该报告而减少了自身工作量。因此，申请人在提出请求时，应当能够说明：
- 涉及的是同一申请人的同一发明；
- OEPM已经取得并利用了在先检索或审查成果；
- 相关利用足以支持适用相应比例的退费标准。
实务上，建议在申请人从BOPI或其他程序文件中看到OEPM已引用或利用在先成果时，尽快提交书面退费请求，避免错过时效。
七、实用新型：费用规则基本一致，但审查标准存在差异
材料还特别提到，实用新型在费用免除和退还方面，整体遵循与国家专利相同的基本原则：只要OEPM因利用既有成果而减少工作量，就应通过退费或免缴体现这一节省。
1. 可适用与专利相同的退费和免缴逻辑，对于实用新型申请：
- 如果国家检索可以完全基于此前的国际检索报告（IBI），则不再重新进行检索，申请人可以申请退还已缴纳的IET费用；
- 对于分案申请，如果其主题已包含在母案检索中，且OEPM无需额外检索工作并可完全利用母案报告，则无需缴纳IET费用。
2. 特殊点在于创造性评价标准：
尽管检索成果可以复用，但在实用新型专利申请中，如果OEPM需要出具书面意见，则必须适用实用新型自身的创造性评价标准。也就是说，费用处理规则可以与发明专利保持一致，但授权判断标准不能机械照搬发明专利的口径。
这一点对企业有实际影响：即使已有国际阶段成果可以支撑费用减免，实用新型案件在实体评价上仍需按其特有标准准备答复和布局策略。
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