香港知识产权署将开放电子提交：商标、专利及外观设计程序全面迈向数字化

香港知识产权署（IPD）宣布，自2026年3月16日起，当事人可通过知识产权署电子提交系统，以电子方式提交各类文件。无论相关程序于何时启动，此项安排均适用于商标注册处、专利注册处及外观设计注册处的所有相关程序。

根据新安排，可通过电子方式提交的文件类型包括：法定声明、宣誓书及证物，授权文件副本，核心论点及书面陈述，听证文件，以及已加盖法院电子印章的法院命令、宣告、指示或证明书。

就法定声明及宣誓书而言，香港知识产权署明确要求，声明人或宣誓人仍须签署纸质原件。经完整签署的声明或宣誓书扫描件，包括证物及公证签名，可在线提交。但相关当事人必须在整个程序结束前妥善保存相应纸质原件，以备后续核验或程序需要。

在当事人之间的文件送达方面，经签署的声明、宣誓书及证物，仍须送达至对方当事人的送达地址。若送达未获确认，相关期限将按照“视为送达”日期计算，通常为邮寄后的两个工作日。待相关法律程序启动后，当事人之间也可经协商同意，以电子方式接受送达。

从制度层面看，此次允许电子提交，尤其是在争议程序中接受电子方式提交文件，是香港特别行政区知识产权制度数字化建设的一项重要进展。对于实务操作而言，证据材料实现电子化提交后，可有效减轻期限届满前依赖快递或实体递送的压力，降低因物流延误而错失法定期限的风险。同时，文件能够即时上传，也将显著提升程序处理效率，特别是在涉及大量材料的复杂商标异议、撤销等争议案件中，其便利性更加突出。

此外，此次调整亦使香港知识产权署的操作流程进一步与香港特别行政区法院已实施的现代化办公模式相衔接，为法律从业者提供更顺畅、更易操作的办案环境。电子提交不仅提升了文件流转的可追溯性，也有助于减少实体文件遗失的风险。虽然为确保文件真实性，原始纸质文件仍需妥善保存，但整体而言，这一向数字化程序的转变，将使知识产权争议及相关注册程序的处理更高效、更安全，也更具可预见性。