EPO将于2026年4月1日起实施文件电子提交新规

EPO将于2026年4月1日起实施文件电子提交新规：提交工具、格式与签名要求全面明确

2026年3月25日，欧洲专利局（EPO）局长签署关于文件电子提交的新决定，并将于2026年4月1日起正式生效。该决定将取代2025年7月8日及此前的相关决定，系统性明确了电子提交的可用工具、适用范围、文件格式、签名方式、身份验证、回执机制以及不合规文件的处理规则。

一、允许使用的电子提交工具

根据该决定，文件可以通过以下三种方式进行电子提交：

• Online Filing 2.0
• MyEPO
• EPO 应急上传服务（EPO Contingency Upload Service）

上述工具适用于欧洲专利申请、国际（PCT）申请，以及与此类申请或专利相关的其他文件提交。

二、适用范围与受理条件

1. 适用的申请与文件类型

• 新决定适用于：
  • 欧洲专利申请；
  • 国际（PCT）申请；
  • 与上述申请或已授权专利相关的其他文件。

2. MyEPO 的适用限制

通过MyEPO 提交答复、请求或通知时，相关提交必须属于EPO网站公布的特定清单范围。若不在该清单内，则该文件将被视为未收到。

3. 优先权文件的电子提交要求

优先权文件可以通过电子方式提交，但前提是该文件必须带有签发机构施加的数字签名，且该数字签名须得到EPO认可。

4. 序列表的特殊规定

序列表提交不直接适用一般文件格式规则，而必须依照专门适用于序列表提交的相关规定办理。

三、文件格式与技术规范

在不影响序列表特别规定的前提下，新决定对不同提交工具可接受的文件格式作出了明确区分。

1. 通用支持格式：

• PDF：Online Filing 2.0、MyEPO 和 EPO 应急上传服务均支持PDF格式
• DOCX：Online Filing 2.0、MyEPO 和EPO 应急上传服务均可接受DOCX格式
• 但国际（PCT）申请及国际阶段提交的其他文件不得使用 DOCX 格式提交
• TIFF：仅限 MyEPO 支持TIFF 格式
• XML：仅限 Online Filing 2.0 在国际阶段提交时使用XML 格式；包括提交前由 DOCX 转换而来的 XML 文件。

2. Online Filing 2.0 可附带提交原始数据格式

• 使用Online Filing 2.0 提交欧洲专利申请或国际（PCT）申请的技术文档时，除标准提交格式外，还可同时提交其创建时的原始数据格式。适用文件包括：
  • 说明书
  • 权利要求书
  • 摘要
  • 附图
• 可接受的原始数据格式文件应为以下情形之一：纯 ASCII 文本
• 由以下软件创建的文件：
  • Microsoft Word 2010 或更高版本
  • Corel WordPerfect 2000** 或更高版本
  • OpenOffice Writer 4.0 或更高版本（包括对应的 StarOffice 产品）

此外，如某些对象是由其他程序创建，只要能够无损显示，也可以嵌入到上述文字处理程序生成的文件中一并提交。

3. PDF、TIFF、XML 的标准要求

• PDF、TIFF 和 XML 文件须符合《专利合作条约》（PCT）行政指示第7部分及附件F的要求，但以下文件除外：
  • 电子认证的优先权文件
  • 证据文件
  • 带有数字签名的委托书
• DOCX 的规范要求：非证据类 DOCX 文件必须符合 EPO 制定的特定技术规范

4. DOCX 提交时的 PDF 备份

• 当申请人使用DOCX格式提交欧洲专利申请或后续文件时，可以在同一次提交中附带一份 PDF 版本作为证据参考。

四、签名形式与身份验证要求

1. 允许的签名形式：新决定允许以下签名方式：

• 传真签名（facsimile signature）
• 文本字符串签名（text-string signature）

但需特别注意：在MyEPO 中，仅允许使用文本字符串签名；传真签名不适用于 MyEPO 提交。

2. 账户与身份验证

• 通常情况下，使用上述电子提交服务需要注册 EPO 账户，并采用 EPO 允许的身份验证方式进行访问和提交。

五、提交确认与文件处理规则

1. 数字签名电子回执：EPO 在收到电子提交后，将提供一份经数字签名的电子回执。该回执通常会载明以下信息：

• 收到日期
• 收到时间
• 申请号（如适用）
• 提交文件清单等

该回执对于确认提交时间和内容具有重要证明意义。

2. 不可识别、不完整或受感染文件的处理

• 如果提交的文件存在以下问题，对应部分将被视为未收到：
  • 文件不可辨认
  • 文件不完整
  • 文件感染病毒或其他恶意软件

六、不符合格式要求的后果

• 若提交文件不符合规定格式，EPO将发出通知，要求申请人在指定期限内重新提交符合要求的文件。若申请人未在期限内补正，可能导致申请被拒绝；或有关文件被视为未收到。

因此，在实际提交过程中，提交工具与文件格式的匹配、签名方式的合规、附件文件的技术标准以及回执保存，均将成为程序合规管理中的关键环节。

七、生效时间

该决定将于2026年4月1日起正式生效，并取代2025年7月8日及此前的相关决定。

EPO此次新规进一步强化了电子提交的形式审查边界，尤其在工具适配、格式合规和签名要求方面更为精细。企业在欧洲及PCT案件管理中，应尽早校准内部提交流程，降低因形式瑕疵导致文件未收到或程序权利受损的风险。