比荷卢知识产权局《关于提交支持性文件及证据方式》的规定

在比荷卢知识产权局BOIP的各类程序中，如商标申请、暂时驳回、异议和撤销程序，除了要提交论据，还必须提交能够支持当事人主张的文件。这些文件的质量和呈现方式直接影响到BOIP对于案件的解读和决策。

当事人提交文件时，必须确保这些文件能够让BOIP和其他当事人明确理解每一份文件的真实性、所支持的主张以及与特定论据的关联性。对于不符合要求的文件，BOIP 将不予考虑。这一点尤为重要，特别是在法律程序的每一处细节都可能影响到最终结果的商标领域。因此，在商标争议或申请中，合理的文件整理与提交必须成为策略的一部分。自 2021年1月1日 起，以下条件适用于所有支持性文件与证据材料：

所有当事人提交的补充文件或其他证据，无论是否作为基础文件的附件提交，如异议或撤销程序中的申诉或陈述等，均须符合以下要求：

• 材料整理：所有材料必须被整理为一个文件汇编（bundle of documents）。
• 目录要求：文件汇编必须包含目录，且至少包括：
  • 在文件汇编中每份材料的编号
  • 每份材料的简短描述
  • 每份材料所证明的事实说明
• 引用精准：在适当情形下，基础文件必须通过引用材料编号的方式，指明与相关段落对应的材料。
• 标识清晰：在适当情形下，如果相关证据仅是大型材料中的部分内容（如期刊中的某条广告），则这些相关段落应当被高亮标注或以其他方式明确标示。

BOIP强调：文件汇编应尽量控制规模。实践经验表明，材料数量越多，其质量往往越低。BOIP 强烈建议材料总页数不超过 110页。

商标注册和纠纷处理程序中，文件质量和呈现方式将发挥更为关键的作用。协助客户理解并遵循这些新规，是确保商标成功注册的关键一步。